Dentro de las organizaciones – grandes y pequeñas – es muy frecuente el uso de motos, remises y taxis para llevar a cabo diferentes actividades. Los servicios de motos se utilizan principalmente para la gestión de trámites y entregas de sobres y mercaderías, mientras que los remises y taxis se emplean para la distribución de productos y el traslado de personas.
Dependiendo de la cantidad de viajes que se contraten mensualmente, ese gasto puede superar fácilmente los $ 100.000 anuales y crece exponencialmente para empresas con más de 100 empleados.
Cuando se analiza la operatoria relacionada con la contratación de esos servicios, nos encontramos con controles manuales que no son eficientes para detectar casos de sobrefacturación, determinar hábitos de consumo o para radiografiar otras variables que son muy importantes para reducir el gasto, como por ejemplo identificar los destinos más frecuentes de esos viajes, los sectores y personas que más los contratan y sus motivos. A esta situación tenemos que sumarle un dato alarmante que obliga a poner una lupa sobre esos gastos: según la consultora PwC, el 51% de las firmas del país sufrió casos de fraude interno en los últimos 24 meses.
Así entonces, la falta de controles automatizados y el aumento de los delitos económicos dentro de las organizaciones favorecen una dinámica desorganizada para la contratación y consumo de esos servicios que implican para las empresas un sobrecosto de, al menos, un 20%.
Soluciones Profesionales
www.auditordegastos.com es una plataforma Web desarrollada en el país cuyo objetivo principal es proveer a las empresas una herramienta eficiente para controlar y reducir en un 20% sus gastos en servicios de motos, taxis, remises y fletes.
A partir de los viajes que se contratan diariamente, y que se ingresan al sistema vía Web, se generan una serie de informes y rankings que ayudan a identificar pautas de consumo con el propósito de reducir el gasto o hacerlo más eficiente. Toda esta información – ordenada y clasificada por gasto consumido – le permite a la empresa analizar pautas de comportamiento para reducir o eliminar servicios innecesarios, como por ejemplo:
- Las áreas y sectores de la empresa que más gastan en esos servicios
- Los motivos más frecuentes de esas contrataciones y su gasto: visita a clientes, cobranzas, entrega de productos, etc.
- Los proveedores con precios más competitivos
- Las agencias que facturan Km adicionales sin justificación o que generan incidencias durante los viajes: viaje inseguro, incumplimiento de un pedido, etc.
- El gasto consolidado en motos, remises, taxis y fletes, discriminado por proveedor e importe
Esa información se presenta ordenada en rankings e informes, incluyendo un Panel de Control con los principales datos del gasto durante el mes en curso. Esta funcionalidad es muy necesaria cuando la gerencia quiere obtener información sobre cuánto se gasta en esos servicios, en cualquier momento del día, inclusive desde smartphones y tablets.
Además www.auditordegastos.com ofrece un workflow o flujo de trabajo muy simple que mejora sustancialmente el proceso de control y aprobación de las facturas y los remitos de las agencias impidiendo casos de sobrefacturación o fraude interno.
www.auditordegastos.com se utiliza vía Web facilitando la carga de los viajes y haciendo más sencillo el análisis de los datos desde cualquier lugar y a toda hora. El fee del servicio es muy competitivo y se repaga a partir del ahorro que la plataforma genera.
Las empresas interesadas en conocer más información sobre Auditor de Gastos pueden requerir un FREE DEMO o ver aquí su video presentación.
(c) www.auditordegastos.com es un nuevo servicio de Reporte Informativo. Una empresa con más de 20 años de experiencia en el desarrollo de sistemas.
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